Vergabe & Beschaffung
Alles, was eure Vergabestelle für die Akte braucht.
Als Kommune dürft ihr nicht einfach bestellen wie ein privates Unternehmen — Vergaberecht (VgV, UVgO, je nach Bundesland auch landesspezifische Vorschriften) gilt auch für Software. Diese Seite bündelt die Fakten, die eure Vergabestelle oder Kämmerei für die Prüfung braucht. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.
Einordnung nach Vergaberecht
Ortiqo Core kostet 249 € netto/Monat, entsprechend 2.988 € netto im Jahr, dazu einmalig 990–1.990 € Einrichtung je nach Paket (vollständige Aufstellung unter /preise). Ob ein Auftrag in dieser Größenordnung als vereinfachter Direktauftrag ohne förmliches Vergabeverfahren möglich ist, hängt von der geltenden Wertgrenze eurer Vergabestelle ab — und diese Wertgrenzen unterscheiden sich je nach Bundesland und Kommune spürbar und werden in unregelmäßigen Abständen angepasst.
Wir nennen hier bewusst keine feste Euro-Grenze. Die EU-Schwellenwerte oberhalb derer ein EU-weites Verfahren zwingend ist, liegen für die meisten öffentlichen Auftraggeber im Liefer-/Dienstleistungsbereich bei rund 216.000 € — deutlich über dem Auftragswert von Ortiqo. Unterhalb dieser Schwelle gilt UVgO bzw. die jeweilige Landesvergabeordnung, und dort haben Bund und einzelne Bundesländer die Wertgrenzen für einen formlosen Direktauftrag zuletzt mehrfach angehoben — die konkrete, aktuell für euch gültige Zahl kennt aber nur eure eigene Vergabestelle. Bitte klärt dort, ob ein Auftrag in dieser Größenordnung als Direktvergabe möglich ist oder ein (ggf. vereinfachtes) Verfahren erfordert.
Was wir beisteuern können: eine vollständige, stabile Preisliste für eure Vergabeakte (siehe unten), reale Firmendaten für die Eignungsprüfung und — falls ein förmliches Verfahren nötig ist — eine Leistungsbeschreibung auf Basis der tatsächlich enthaltenen Leistungen unter /preise und /module.
Leistungsbeschreibung als Ausgangspunkt
Statt eines separaten PDF-Dokuments verlinken wir hier auf die Seiten, die den tatsächlichen Leistungsumfang laufend aktuell halten — ein PDF veraltet, diese Seiten nicht.
Vollständige Preisliste
Core-Preis, Einrichtungspakete, jedes einzelne Modul mit Preis — als Grundlage für die Kostenschätzung in der Vergabeakte.
Leistungsumfang der Module
Was jedes Modul konkret leistet — als Grundlage für die fachliche Leistungsbeschreibung.
Muster-Leistungsverzeichnis zum Übernehmen
Preise und Modulumfang verlinken wir oben, weil sie sich ändern. Die folgenden Anforderungen ändern sich nicht — deshalb hier als fertige Sätze, die Ihre Vergabestelle unverändert in das Leistungsverzeichnis übernehmen kann.
Nummerierte Anforderungssätze zum direkten Übernehmen in die Vergabeunterlagen. Jede Anforderung ist mit dem aktuellen Leistungsstand belegbar — Sie können sie eins zu eins als Muss-Kriterien verwenden.
Betrieb, Sicherheit und Datenschutz
- 1.Die Plattform wird ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland betrieben; eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.
- 2.Mandantentrennung erfolgt auf Datenbankebene (Row-Level-Security), nicht allein in der Anwendungslogik; die Laufzeitverbindung besitzt keine Rechte, diese Trennung zu umgehen.
- 3.Tägliche Datensicherungen mit mindestens 30 Tagen Aufbewahrung auf von den Produktivsystemen getrennter Infrastruktur.
- 4.Der Betriebsstatus ist über eine öffentliche Statusseite mit Verfügbarkeitshistorie einsehbar.
- 5.Zugänge des Verwaltungspersonals unterstützen eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP).
- 6.Sicherheitsrelevante Aktionen im Redaktionssystem werden revisionssicher protokolliert.
- 7.Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO samt Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit.
Barrierefreiheit und Nutzbarkeit
- 8.Die bürgerseitigen Oberflächen erfüllen WCAG 2.2 in Konformitätsstufe AA (BITV 2.0); eine Barrierefreiheitserklärung wird mitgeliefert.
- 9.Alle bürgerseitigen Funktionen sind ohne App-Installation im Browser nutzbar und für mobile Endgeräte optimiert; eine installierbare Web-App (PWA) wird bereitgestellt.
- 10.Eine Seite in Leichter Sprache ist Bestandteil des Grundfunktionsumfangs.
- 11.Die Anrede (Du/Sie) ist je Kommune konfigurierbar.
Funktionsumfang (Grundfunktionen ohne Aufpreis)
- 12.Redaktionssystem für Nachrichten, Veranstaltungen, Seiten, Ansprechpartner, Dienstleistungen A–Z, FAQ, Formulare/Dokumente, Stellenangebote und amtliche Bekanntmachungen.
- 13.Amtliche Warnmeldungen des DWD und des Bundes (NINA/MoWaS) werden automatisch übernommen; zusätzlich sind redaktionelle Warnmeldungen mit Gültigkeitszeitraum möglich.
- 14.Ein Ratsinformationssystem mit öffentlichen Sitzungen, Tagesordnungen und dauerhaft stabilen Verlinkungen ist enthalten.
- 15.Eine kommunenweite Volltextsuche mit Tippfehlertoleranz und deutschen Schreibvarianten (ß/ss, Umlaute) ist enthalten.
- 16.Vereine, Gewerbebetriebe und öffentliche Einrichtungen können ihre eigenen Einträge über einen Bearbeitungslink selbst pflegen, ohne dass die Verwaltung dafür Konten anlegen muss.
- 17.Push-Benachrichtigungen sind ohne Bürgerkonto abonnierbar und nach Themen (z. B. Warnungen, Nachrichten) wählbar.
Schnittstellen und Datenhoheit
- 18.Sitzungsdaten können über die OParl-Schnittstelle sowohl aus einem bestehenden Ratsinformationssystem importiert als auch nach OParl 1.1 bereitgestellt werden.
- 19.Bestehende Nachrichten der bisherigen Website können über deren RSS-/Atom-Feed übernommen werden.
- 20.Abfuhrtermine sind als abonnierbarer Kalender (iCalendar/ICS) bereitgestellt.
- 21.Sämtliche Inhalte und Daten der Kommune können jederzeit vollständig und maschinenlesbar exportiert werden; ein Anbieterwechsel ist ohne Mitwirkung des Anbieters möglich.
- 22.Die Plattform-Software steht unter einer anerkannten Open-Source-Lizenz (EUPL-1.2), sodass kein herstellerbedingter Lock-in besteht.
- 23.Die Kommune tritt unter eigener Marke, eigenem Wappen und eigener Domain auf; die Anbietermarke erscheint bürgerseitig nicht im Vordergrund.
Wirtschaftlichkeit und Vertrag
- 24.Die Preise sind öffentlich einsehbar und unabhängig von der Einwohnerzahl.
- 25.Die Mindestvertragslaufzeit beträgt höchstens zwölf Monate; danach ist der Vertrag jederzeit kündbar.
- 26.Die Behebung von Fehlern der Plattform sowie sämtliche Sicherheits- und Funktionsupdates sind ohne gesonderte Vergütung enthalten.
- 27.Der Anbieter sichert eine Zielverfügbarkeit von mindestens 99,5 % im Jahresmittel zu und weist die tatsächliche Verfügbarkeit öffentlich nach.
- 28.Individuelle Zusatzleistungen werden nur nach vorheriger schriftlicher Kostenschätzung und Freigabe durch die Kommune erbracht.
Muster zur freien Verwendung, ohne Gewähr — bitte an Wertgrenzen, Vergabeart und die konkreten Bedürfnisse Ihrer Kommune anpassen. Eine rechtliche Prüfung durch Ihre Vergabestelle ersetzt dieses Muster nicht.
Angaben zum Anbieter
Für die Eignungsprüfung: Ortiqo wird von der YJAR GmbH betrieben, einer im deutschen Handelsregister eingetragenen Gesellschaft. Vollständige Angaben stehen im Impressum.
Häufige Fragen der Vergabestelle
Gibt es einen Rahmenvertrag oder eine Ausschreibung, an der wir uns beteiligen können?
Aktuell nicht — Ortiqo wird bislang direkt mit einzelnen Kommunen vereinbart. Schreibt uns über das Kontaktformular, wenn ihr für euer Verfahren ein formalisiertes Angebot oder eine Teilnahmeunterlage braucht.
Was passiert, wenn wir uns rechtlich für ein förmliches Verfahren entscheiden?
Dann liefern wir alle nötigen Unterlagen zu, damit ihr euer Verfahren durchführen könnt — auf Basis der öffentlich einsehbaren Preisliste und Leistungsbeschreibung, ohne Doppelarbeit auf unserer Seite.
Warum steht hier keine konkrete Wertgrenze für den Direktauftrag?
Weil sie es nicht bundeseinheitlich gibt: Bund und Länder legen eigene Wertgrenzen fest, die sich zudem in den letzten Jahren mehrfach geändert haben. Eine falsche Zahl auf dieser Seite wäre für eure Prüfung gefährlicher als gar keine — bitte fragt eure eigene Vergabestelle nach dem aktuell gültigen Wert.
Fragen, die eure Vergabestelle hat?
Schreibt uns, was ihr für eure Vergabeakte oder euer Verfahren konkret braucht — wir liefern zu, was fehlt.